Online esemény szervezésén gondolkozol? Adunk pár tippet, hogyan lehet sikeres az általad szervezett online rendezvény. Jelenleg a vírus okozta helyzetben, mások és saját egészségünk érdekében, nem lehetséges hagyományos rendezvényeket és konferenciákat szervezni. Az online eseményszervezés már régóta jelen van, de mégis kevesen használják, hiszen teljesen más eszközök használata szükséges, mint egy hagyományos esemény szervezésénél.
-min.png)
Esemény célja és célközönség meghatározása
Első lépésként meg kell határozni az esemény célját és a célközönséget. Fontos hangsúlyozni, hogy a résztvevők mit kapnak az adott eseménnyel, azaz tudást szereznek, köszönetnyilvánításban részesülnek vagy szakmai beszélgetésen, konferencián vehetnek részt. Meg kell határozni a pontos dátumot, időt és az előadókat. Emellett érdemes egy leírást készíteni az eseményről és rendezvény menetéről a résztvevők számára.
Közösségi platform kiválasztása
Melyik platformon szeretnénk létrehozni az adott eseményt? Facebookon és LinkedInen is van lehetőség online esemény szervezésére, ami lehet vállalathoz kapcsolódó továbbképzés, szakmai beszélgetés, konferencia vagy egy szolgáltatás, például kiscsoportos tréning. Érdemes egy platformra koncentrálni az esemény szervezésénél a regisztrációs oldalt és egy kulcsüzenetet több közösségi felületen közzétenni.
A közösségi platformokon kívül, kiemelném a Meetup és az Eventbrite eseményszervező platformokat is. A Meetup egy olyan oldal, ahol a közelben lévő események és csoportok között tudsz válogatni és könnyedén csatlakozni hozzájuk vagy te is létre tudsz hozni egy új csoportot. Ezzel új embereket ismerhetsz meg, új dolgokat tanulhatsz és új kapcsolatokat tudsz kiépíteni. Az Eventbrite nagyon hasonlít a Meetup-ra, de itt el tudod menteni azokat az eseményeket, amik tetszenek és akár fizetős eseményt is létre lehet hozni a platformon.
Célközönség elérése
Készítsünk regisztrációs landing oldalt a jelentkezők számára, amit a közösségi platformokon érdemes közzétenni. A Facebookon megfelelő csoportokban lehetőség van népszerűsíteni az eseményt, a résztvevők megoszthatják ismerőseikkel, meghívhatják őket.
A LinkedInen belül létrehozott eseménynél sajnos még nincs lehetőség event promo kampányra, de érdemes a feedben megjelenő bejegyzéseket kiemelni LinkedIn hirdetésekkel, ezzel is felkelteni az érdeklődők figyelmét. A Sponsored InMail személyre szabott üzenetek lehetőségével növelhetjük a jelentkezők számát és a dinamikus hirdetésekkel fenntarthatjuk az érdeklődést, növelhetjük az elköteleződést az eseményen résztvevőkkel.
#promobox-newsletter###
Tartalomtervezés
Ha megvan a dátum, a célcsoport és a választott közösségi felület akkor könnyebb a kommunikáció a releváns résztvevők számára. Hiszen a már meglévő hosszabb tartalmakat egységekre lehet bontani és ebből posztokat készíteni, akár képekkel kiegészítve.
Az online eseményen fontos az interaktivitás, hogy a résztvevők figyelmét mindvégig fenntartsuk. Ezáltal érdemes az esemény elején elmondani, mikor tudnak kérdést feltenni a résztvevők, mikor van az a bizonyos Q&A időszak vagy esetleg az előadás közben bármikor lehetséges. Az utóbbival aktualizálható és gyakorlatiassá tehető az előadó mondandója és akár több kérdést is eredményezhet. A másik lehetőség a szavazás és a résztvevők véleményének kikérése: ezzel szintén fenntarthatjuk a figyelmet és szakmai előadás során megtudhatjuk, hogy például egy adott megoldást mennyien részesítenek előnyben, mennyire hasznos számukra.
Audiovizuális megoldás
Az online rendezvény során fontos, hogy mindig használjuk a videókamerát, hiszen így személyesebb kapcsolatot alakíthatunk ki a részvevőkkel, emellett hitelességet sugároz, ha látjuk az adott előadót.
Az audio terén, nem hibázhatunk, ha sikeres eseményt szeretnénk lebonyolítani. A rossz minőségű hanggal a résztvevők nem fogják hallani, érteni az előadót, így rontunk az élmény minőségén, mellyel nagy eséllyel a résztvevők figyelmét is elveszíthetjük. A hagyományos rendezvénnyel ellentétben, itt nem lehet előtte órákkal hangpróbát végezni, de az előadás előtt pár perccel érdemes lehet kipróbálni az előadók mikrofonját, hálózat minőségét.
Tehát az audiovizuális megoldás során mindent ellenőrizni kell, a hangot, videokamerát, a képernyő megosztást, a képminőséget, a prezentáció előnézetét, a platformot, az internet hálózat minőségét. Ezt szintén próba hívással tudják a szervezők ellenőrizni, hogy megfelelően működik mindenki számára. Ha további hasznos tippeket szeretnél, akkor olvasd el másik bejegyzésünket arról, hogyan tarts hatékony online meetingeket.
Esetleges technikai problémák
Az offline események szervezése és lebonyolítása során kevesebb eséllyel, míg az online események során felmerülhetnek esetleges technikai problémák. Hiszen a megfelelő technikusok itt is a háttérben állnak, de ők sem tudhatják előre, hogy egy adott internet szolgáltatónál milyen lesz a hálózat minősége.
Mindemellett tartsuk szem előtt, hogy akár 5-10 másodperccel is később érkezhet a közvetítés a résztvevőkhöz, így ez idő alatt lehetőségünk nyílik korrigálni a problémát.
+3 hasznos tipp
- Érdemes emailben értesíteni a meghívottakat az eseménnyel kapcsolatban és emlékeztetőket küldeni annak közeledtével.
- Hasznos igénybe venni az URL rövidítő szolgáltatást, hiszen könnyebben tud terjedni a link a résztvevők között és a közösségi platformon való népszerűsítésében.
- Az esemény után mérjük fel az elégedettséget, hogy a későbbiekben javítani tudjuk a negatívumokat.
Összegzés
A sikeres online esemény szervezéséhez elengedhetetlen, hogy jól határozzuk meg a közösségi platformot, a dátumot és a célközönséget. Megfelelő helyen érjük el a releváns résztvevőket, küldjünk email értesítést az esemény közeledtével. Az online rendezvényre készüljünk fel megfelelően, ellenőrizzük többször a technikai hátteret, hogy minél pozitívabb élményt nyújtunk a résztvevők számára.
#promobox#Ha eseményeid sikerességét online hirdetésekkel is megtámogatnád, keress minket bátran!##
