Az biztos, hogy még soha nem került megrendezésre annyi online meeting, mint az idei évben. A távmunka során is szükséges megtartani a szokásos megbeszéléseket, és szerencsére a számos videokonferencia app lehetőséget ad erre. Nem is kell más hozzá, mint egy jó alkalmazás, stabil internetkapcsolat és a résztvevők, ugye? Rossz hírünk van: ezek önmagukban nem elegendők. Megmutatjuk, hogyan tarts hatékony online meetingeket.
Öltözz fel!
Alapvetőnek tűnik, azonban a gyakorlatban azt tapasztaljuk, mégsem az. Ezért a 0. lépés egy videokonferencia előtt az öltözet legyen. Ha a munkahelyen van egy adott dresscode, nem fognak komolyan venni online egy kávéfoltos, gyűrött pólóban. Add meg a tiszteletet a munkatársaidnak, és öltözz fel a munkahelyi dresscode-nak megfelelően.
És igen, ebbe az alsó is beletartozik. Bár vonzónak tűnik pizsamanadrágban levezényelni egy meetinget, hiszen úgysem látszik a kamerában, mi ezt mégsem ajánljuk. Egyrészt bármikor szükség lehet arra, hogy felállj egy pillanatra, ha be kell csuknod az ablakot a külső zajok felélénkülése miatt, vagy ha megszólal a kaputelefon (persze ezeket jobb elkerülni). Ekkor roppant kínosan veszi ki magát, ha a felső rész sehogy sem megy az alsóhoz. Másrészt teljesen más érzetet ad az, ha alul is a megfelelő öltözetben vagyunk, önbizalmat és magabiztosságot nyerhetünk vele.
Íme egy hasznos videó a lányoknak, hogy hogyan lehet megtenni 10 perc alatt az ágyból az online megbeszélésre vezető utat:
Válaszd meg a helyszínt!
Az otthonról vezényelt meetingek egyik legnagyobb nehézsége a megfelelő helyszín megválasztása. Fontos a letisztult háttér, és természetesen az is, hogy senki ne szaladjon keresztül a szobán a meeting közben. Ha nincs külön dolgozószobád, egyeztesd előre az online találkozó időpontját másokkal, hogy tudják, most nem zavarhatnak közben.
Láttunk már ebből kínos eseteket, például amikor Robert Kelly professzort Dél-Korea politikai helyzetéről kérdezték egy online interjúban, és gyermekei teljesen elvitték a show-t. Aranyos videó, a professzor most már biztosan mosolyogva gondol vissza erre a pillanatra, de akkor láthatóan nem örült ennek ennyire. Éppen ezért próbáljuk meg elkerülni ezt, és válasszunk egy zárt helyiséget az online meetingekhez.
#m1-y#Tipp: Ha hatalmas kupi van otthon, és már nincs időd rendbetenni a szobát, olvasd el egy korábbi cikkünkben, hogyan állíthatsz be egyedi hátteret az online meetingek közben.##
Kövesd az online etikettet!
Pontosabban kövesd és tartasd be munkatársaiddal az online etikettet. Érdemes lefeketetni szabályokat még a meeting elején, melyekhez mindenki alkalmazkodik. Mi ezeket javasoljuk:
- Tesztelj le minden technológiai eszközt (kamera, mikrofon, internetkapcsolat, képernyőmegosztás), mielőtt csatlakozol a meetinghez.
- Olvasd el az agenda-t, érkezz felkészülten.
- Kapcsolj ki minden értesítést, és némítsd le a telefonod.
- Mutass be minden résztvevőt, és adj lehetőséget nekik közreműködni.
- Ne szólj közbe, mikor mások beszélnek.
- Ne dolgozz máson (pl. e-mail olvasás) a meeting közben.
- Csak annak legyen bekapcsolva a mikrofonja, aki éppen beszél, elkerülve ezzel a zajokat.
#promobox-newsletter###
Készíts agenda-t!
Egy időpontokkal ellátott terv segít összegyűjteni a gondolataidat, és elkerülni a túl sok beszédet egy adott témáról. Készítsd el az agendat, feltüntetve azt, hogy mikor miről fogsz beszélni, és küldd ki a résztvevőknek előre, hogy legyen lehetőségük megnézni azt.
Tűzz ki célokat!
Már az agenda készítése során érdemes meghatározni az egyes részek céljait. Tedd fel magadnak a kérdést: Mi a megoldandó feladat, probléma, amit az adott résszel sikerül abszolválni? Mi a legfőbb célja a meetingnek, miért ajánlott részt venniük a munkatársaknak rajta? Ezt érdemes a videokonferencia elején megemlíteni, így ők is jobban érthetik az egész lényegét.
Tartsd fenn a figyelmet!
Az emberek átlagosan 90 percig tudnak egyhuzamban figyelni, így fontos, hogy ennél hosszabb időtartamra ne tervezz, inkább iktass be szüneteket. Azonban ebben a 90 percben is fontos a figyelem fenntartása, hiszen egyedül egy képernyő előtt könnyedén elkalandozik az ember. Ezt különböző módszerekkel elkerülhetjük, például személyes történetek mesélésével, vizuális tartalmak megosztásával, és a résztvevők bevonásával, különböző interakciót igénylő eszközök használatával.
Hagyj időt a személyes beszélgetésre!
Már az agenda kialakításánál figyelj arra, hogy maradjon idő chitchatre. Néhány perces baráti beszélgetés a meeting kezdetén megteremti a figyelemhez szükséges kapcsolatot, és növeli az elköteleződést a résztvevők körében. Ráadásul a távmunka idején lehet, hogy csak ennyi interakció történik a munkatársak között, így különösképp fontos, hogy szánjunk erre időt.
Egyeztessétek a kiadott feladatokat!
A meeting utolsó 15 percében egyeztessétek a kiadott feladatokat, hogy pontosan ki felel érte, mi a határidő, és mi a következő meeting, egyeztetés ideje. Ezzel tisztázhatók a félreértések, és biztosítható az, hogy mindenki értse, a folyamat mely részében van szükség a munkájára, és milyen felelőssége van.
A meeting végén visszajelzést is kérhetsz a résztvevőktől, akár személyesen, akár egy kérdőív kitöltésével. Ez teret ad a fejlődésre, megmutatja, hogy a jövőben a munkatársak visszajelzései alapján hogyan tehető hatékonyabbá és sikeresebbé a videokonferencia.
Összegzés
Az online meetingeknek számos előnye és hátránya van, lehet őket szeretni vagy utálni, egy biztos, az életünk részeivé váltak, és elengedhetetlen megtanulni, hogyan tarthatunk hatékony videokonferenciákat. Reméljük, cikkünk segítségével egy lépéssel közelebb kerültél ehhez. Ha szeretnél még olvasni erről a témáról, ajánljuk a home office témájában íródott cikkeinket.
